18年專注電子産品研發設計

0769-83735030轉281

全國服務熱線:

完善品質生産管理系統

文件受控管理方法

成樂首頁    新聞資訊    品質管控    文件受控管理方法

.文件管理次及要求

什文件需要分層次管理

意義:大綱-----概論-----章節展開

一个组织(企业)的运行一定是动态的,作爲行爲准则的管理文件也是随之需要发生变化的,如果分層次管理,那麽牽一發而動全身,會導致管理文件始終在變動,不利于管理的穩定;采取分層次管理,按照企業變化的程度,只需要對相應層次的文件做變化即可,可以保持文件架構的穩定性。

 

分層次——牽一發而動全身

分層次    ——頭痛醫頭,腳痛醫腳

文件層次管理模式

 

 

 

 

爲什么文件要受控?(含义)

狀況:文件發行份數有多份,需要回收更改/作廢時,不知道該收多少份回來;

狀況二:现场复印了一些文件,文件变更后,现场存在新旧两个版本的文件;

狀況三:文件丢失,因无法查证也无法追责,导致无人问津;

狀況四:需补发文件时,找不到原件,重新打印时又搞错版本。

 

.受控的含義及方法

受控的方法

加蓋受控印章!

鮮章有效,複印無效!

發放/借閱/回收均登記!

發放采取编号管理!

原件归存,發放时复印加章!

 

.受控印章的使用及授權

受控印章授權的幾個要點:

專人注冊領取使用,不得他人使用;

如管理者因故需將使用權轉移時,必須進行臨時授權,簽字生效;

印章遺失應及時報告,補發新印章,原印章(編號)作廢;

加蓋印章/發放文件/回收文件均登記並保持記錄。

.紙質文件發放、回收、销毁流程

發放流程:

編制部門持簽署文件原件、需發放份数的复印件交相应的文控管理員;

文控管理員保留原件,在需發放的复印件上加盖“受控”印章,并填写發放号;

文控管理員加蓋鮮章的文件發放至相應地点,并要求文件接收人签署發放记录;

回收(作廢)流程:

文控管理員按照發放记录將需回收的受控文件(加盖鲜章,且發放號正確的文件)回收,並做好回收記錄;

文控管理員应將所有的回收作废文件包括歸存的簽字版原件)上加蓋“作廢”印章統一歸存。

銷毀流程:

文控管理員应將已加盖作废印章的文件采取粉碎的方式销毁,但必须保留一份存档件(建议保留签字版原件),同时保持销毁记录。

如需完全销毁该文件(即不保留存档件),应形成销毁文件清单,并经管理者代表签字授权后,方可將其完全销毁。

.電子文件上傳方檔系統流程

紙質文件發放時,文控管理同時對文件進行上傳到文檔系統, 以電郵形式通知相關部門.

新版本文件覆蓋舊版本文件,舊版本文件無需刪除,永久保存.

 

2019年2月21日 15:42
?浏覽量:0